A közjegyző tanúsítványt (közjegyzői záradékot vagy jegyzőkönyvet) állít ki az alábbi ügykörökben:
A közjegyző tanúsítja, hogy a közhitelességű nyilvántartás (például: ingatlan-nyilvántartás, cégek- vagy civil szervezetek nyilvántartása) adataival megegyezik a közjegyző által beszerzett kivonat vagy a másolat, továbbá olyan tényeket tanúsíthat, amelyek közhitelességű nyilvántartásba való bejegyzésen alapulnak. Amire szükség van:
- cégek esetében ahhoz, hogy cégkivonatot, cégbizonyítványt vagy cégmásolatot kiállításához a cég cégjegyzék-, és/vagy adószámára, cégnevére
- társadalmi szervezet (például egyesület, alapítvány) esetében a bírósági nyilvántartás szerinti kivonat kiállításához a szervezet nyilvántartási számára, és/vagy adószámára, nevére
- a TAKARNET rendszeren keresztül lekérdezett tulajdoni lap másolat esetében (teljes vagy szemle) az ingatlan helyrajzi számára és címére
Másolathitelesítés: a közjegyző az okirat másolatához egy tanúsítványt fűz, melyben tanúsítja, hogy a másolat az előtte felmutatott okirattal megegyező. A közjegyző papír alapú okiratról minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus hiteles másolatot, vagy minősített elektronikus aláírással ellátott okiratról papír alapú hiteles másolatot is tud készíteni, megkönnyítve Önnek az ügyintézést. Személyes okmányokról (személyazonosító igazolvány, útlevél, vezetői engedély) készített másolathitelesítés esetében – Kamarai iránymutatás alapján – csak az okmány tulajdonosa által személyesen hozott eredeti példányról tudunk hiteles másolatot készíteni. Amire szükség van: az okirat, melyről a másolat készül, személyi okmányok (személyazonosító igazolvány vagy kártya formátumú vezetői engedély vagy útlevél és lakcímet igazoló hatósági igazolvány).
Aláíráshitelesítés: közjegyző névaláírás vagy kézjegy valódiságát akkor tanúsítja, ha a személyesen megjelent fél, személyazonosságának igazolása után az okiratot a közjegyző előtt írja alá, vagy az okiraton levő aláírást a közjegyző előtt a sajátjának ismeri el. Az ügyfél által hozott okiratot ilyen esetben a közjegyző sem formai, sem tartalmi szempontból nem vizsgálhatja, annak megszerkesztése az ügyfél feladata. Amire szükség van: az aláíráshitelesítés tárgyát képező okirat, személyi okmányok (személyazonosító igazolvány vagy kártya formátumú vezetői engedély vagy útlevél és lakcímet igazoló hatósági igazolvány), amennyiben cég vagy más szervezet képviseletében ír alá, a képviseleti jog igazolására alkalmas iratok. Ezen eljárás leggyakoribb esetei: aláírási címpéldány (ez esetben a közjegyző jogosult tervezet elkészítésére) cégek, egyéb jogi személyek (egyesület, alapítvány stb.) képviselői részére, egyéni vállalkozóknak.
Okirat felmutatása időpontjának tanúsítása esetén a közjegyző a felmutató fél megnevezése mellett a felmutatás helyét, évét, hónapját, napját – kívánságára óráját is – feljegyzi az okiratra, az ügyfél kifejezett kérésére személyazonosságát is tanúsítja. Amire szükség van: az okirat, melyet fel kívánnak mutatni a közjegyző előtt, személyi okmányok (személyazonosító igazolvány vagy kártya formátumú vezetői engedély vagy útlevél és lakcímet igazoló hatósági igazolvány), ha szükséges a képviselt szervezet adatai.
Életbenlét tanúsításáról a közjegyző akkor adhat ki tanúsítványt, ha a fél előtte személyesen megjelent, és személyazonosságát igazolta. Amire szükség van: az okirat, melyet fel kívánnak mutatni a közjegyző előtt, személyi okmányok (személyazonosító igazolvány vagy kártya formátumú vezetői engedély vagy útlevél és lakcímet igazoló hatósági igazolvány).
Nyilatkozat vagy értesítés közlése esetén a közjegyző a nyilatkozat vagy értesítés szövegét szó szerint jegyzőkönyvbe foglalja, és az okiratot postán ajánlott vagy tértivevényes küldeményként, illetve az E-ügyintézési törvényben meghatározott módon a másik fél részére továbbítja. A kézbesítés eredményéről a közjegyző tanúsítványt ad ki. Amire szükség van: a nyilatkozat szövege, személyi okmányok (személyazonosító igazolvány vagy kártya formátumú vezetői engedély vagy útlevél és lakcímet igazoló hatósági igazolvány), ha szükséges a képviselt szervezet adatai.
A közjegyző előtt külföldi eljárásban történő felhasználás céljára peren kívüli esküt vagy fogadalmat lehet tenni. Az esküvel a fél azt erősíti meg, hogy az eskü szövegét tartalmazó okiratban foglaltak a valóságnak vagy akaratának megfelelnek.
Testületi ülés és azon hozott határozat tanúsítása során a közjegyző a testületi ülésen hozott határozatokat és előterjesztett nyilatkozatokat jegyzőkönyvbe foglalja, amennyiben azt a közjegyző jelenlétében folytatták le. Ugyancsak jogosult a közjegyző egyéb tények és körülmények, különösen versenytárgyalás, sorsolás tanúsítására, ha ennek megtörténte vagy elmaradása jogkövetkezménnyel jár, és a tanúsítani kért eljárást a közjegyző jelenlétében folytatták le.
Az óvás felvételekor a váltó vagy csekk birtokosa a közjegyző jelenlétében hívja fel fizetésre a csekken vagy váltón megjelölt fizetési helyen vagy a fizetésre kötelezett székhelyén a fizetésre kötelezettet. Ha a fizetés meghiúsul, a közjegyző ezt hitelesen írásban – az óvás felvételével – tanúsítja.
